Обменът на информация между компетентните институции в съответните държави – членки, относно реализирането на правата на социална сигурност на лицата, се извършва чрез използването на структурни електронни документи или така наречените – преносими документи. При стартиране на процедурата за определяне на съответното обезщетение в друга държава - членка се подават съответните изискуеми формуляри, като към тях се прилагат всички изискуеми документи, съгласно правото на Европейския съюз. Документи могат да са оригинали или копия. От гражданите не следва да се изисква предоставянето на оригинални документи, изискуеми по българското право, ако копията от тях са надлежно заверени от компетентната институция на държавата – членка, стартираща процедурата. При евентуално съмнение относно достоверността на документ или точността на фактите, на които се основават съдържащите се в него сведения, правото на Европейския съюз предвижда процедура за установяването на неговата невалидност. В тези случаи институцията, която е получила документите, може да изисква допълнителни обяснения от институцията, която ги е изпратила, а последната – извършва нова преценка на достоверността. Ако институциите не могат да се споразумеят, тогава спорът е възможно да бъде отнесен до компетентните органи на Европейския съюз. Всички необходими действия по обработка на документите и обмен на информация се извършва служебно между компетентните институции, без да се ангажират гражданите, гласи Указание на НОИ относно документите за удостоверяване на български осигурителни периоди и прилагането чл.94, ал.2 от КСО при условията на координационните регламенти и двустранните договори.